Управление на времето

снимка за управление на времето Управлението на времето е начин за организиране на временно пространство с цел неговото най-икономично и в същото време ефективно използване. Управлението на времето има за цел да обучи съзнателно внимание и контрол върху времето, прекарано за определени задачи. Първоначално управлението на времето се използва изключително в бизнес сферата, но постепенно неговите методи стават релевантни за организацията и личното пространство. Методите за управление на времето се състоят от различни техники, включително първоначално поставяне на цели, планиране на необходимите действия, назначаване и делегиране на задачи и съставяне на списъци с приоритети.

Управление на времето - какво е това?

С развитието на информацията и ускоряването на темповете на обществото, както и с увеличаване на изискванията за работни характеристики, от хората се изисква да изпълняват все по-голям обем задачи. Сателитите на този процес често са крайни срокове и времево налягане. Тези, които издържат на такова натоварване, като упражняват цялата си сила и намират последните резерви на психиката, са в хроничен стрес, нервна преумора и свръх активност на психичните системи, което води до неврологични и психосоматични разстройства. Технология като управление на времето помага да се справите с балансирането на натоварването, за да оптимизирате производителността.

Основната причина за появата на управление на времето е увеличаване на нивото на дефицит във времето. Това е недостиг на времевия период, определен за графика за извършване на разпределената работа във връзка с неправилна организация на дейността от служителя или ръководството. Причините за липсата на време са липсата на работен план, неадекватността в оценката на способностите на човек, лошото ниво на контрол върху личните нужди, липсата или недостатъчното ниво на мотивация .

Ефективното управление на времето се основава на компетентно планиране, което започва с ежедневен анализ на това, какви действия са изразходвани, колко време, което дава възможност да се състави най-подходящия план. При планирането е необходимо да разделите целите, поставени по неотложността им, и да включите само количеството задачи, с които човек наистина може да се справи (не си струва да планирате цял ден, по-добре е да планирате 60% от времето и да оставите 40% за непредвидени задачи).

За дългосрочните цели важен момент е планирането надолу - многогодишна задача се разделя на годишни, годишни, тримесечни, след това месечни и ежедневни. С неочаквана промяна в условията възниква необходимостта от преразпределяне на задачите и поставяне на въпроса за техния приоритет.

Управление на времето - управление на времето

Планирането на времето включва както корпоративно управление на времето, така и управление на личното време. От първите правила на личното поле е да не работите в свободното си време, опитайте се да завършите всички работни въпроси в определеното за това време, да намалите до минимум времето, прекарано в живота, да планирате свободното си време, така че да съдържа културни и емоционални събития (концерти, изложби, театри) както и физически (спортни дейности, дейности на открито). Струва си да обърнете специално внимание на свободното време в средата на работната седмица и да запълните поне една от вечерите с активни часове, както и свободно време в командировки, където си струва да отделите няколко часа, посветени на разглеждане на забележителности.

Основите на управлението на времето се основават на управлението на най-ценния и невъзобновяем ресурс - време. Тази житейска стратегия включва теоретични аспекти, определени философски възгледи, както и редица определящи принципи и практически методи за структуриране на вашето временно пространство. Разбира се, без вътрешна информираност и подкрепа на идеите за рационално използване на времето следването на практически препоръки ще доведе до по-малка ефективност, поради липсата на стабилност при тяхното прилагане.

Съвременното име на тази посока на саморазвитие не отразява скорошната й поява. Още в древни времена хората се интересували от въпроса за най-оптималната организация на собственото си същество. Философите от онова време, стремейки се към по-голяма собствена ефективност, говориха за въздействието на планирането на дейността върху неговата продуктивност и наблегнаха на изпълнението на действия в зависимост от тяхната важност.

Сега има две основни области: корпоративно управление на времето и управление на личното време. Корпоративното е уместно в големите компании, за мениджъри, планиращи работния график на цялото предприятие, всеки отдел и задачите на конкретен човек. За тези цели ръководителят класира степента на значимост на текущите задачи и определя сроковете за изпълнение, както и колко задачи трябва да бъдат дадени на служителя и контролира изпълнението.

За корпоративното управление на времето - управление на времето е характерно да се наблюдават времевите разходи за по-нататъшно планиране на график. Също така е уместно да зададете няколко задачи за ден наведнъж, това предотвратява стагнацията на дейностите, ако една от задачите не може да бъде изпълнена в даден период от време поради технически причини.

Личното управление на времето засяга отделен човек и може да засегне както неговата професионална област, така и областите на личното време, развитие и отношения. Личното управление на времето е уместно, когато паническата мисъл „нямам време“ се върти в главата ви все по-често. Ако все още не се нуждаете от помощта на сериозни специалисти, но чувствате, че ви липсва енергия, постоянно сте изхабени и не можете да видите пропастта, тогава е време да обърнете внимание на взаимодействието си във времето. Управлението на времето ще ви помогне да установите използването му, но преди да следвате практическите препоръки, направете почивка и определете към какво се стремите вътрешно, какви са истинските ви цели. При липса на мотивация и следване на чужди цели, компетентното планиране, разбира се, ще подобри ситуацията, но очите ви няма да светят и вдъхновяващата мотивация няма да се появи. Основната гаранция за успех и бързо преодоляване на поставените цели е удоволствието, получено от процеса на тяхното изпълнение и изпълнение.

Основите на управлението на времето могат да намалят изчерпването на умствените резерви и да увеличат производителността не поради прилагането на повече сили, а чрез правилното им разпределение.

Управлението на времето не е предназначено да работи по-усилено, по-усилено или през цялото време. Този метод е за това как да работите ефективно, така че да имате сили и вдъхновение да живеете и развивате лични области, които са основни за нормалното самосъзнание на човека. Първоначалното планиране ви позволява да спестите до десет минути, спестявайки цели часове, които по-късно можете да прекарате с удоволствие.

Ефективното управление на времето не е нещо трансцедентално, изискващо специфични умения и обучение, то започва с добавяне на планираните задачи към списъка - пишете в бележник, пускате по телефона, използвайте специални приложения, но необходимите цели трябва да бъдат фиксирани. Този списък трябва да се разглежда и проверява за приложимост, да се редактира през целия ден в съответствие с новите възникващи цели и промяна в приоритета. Всяка задача трябва да има определени срокове, времето за започване на изпълнение. Психологическият метод за стимулиране на по-нататъшна дейност ще бъде маркирането или пресичането на завършени елементи.

Управлението на времето помага да се управлява времето, правейки живота по-събитиен, продуктивен и удобен.

Правила за управление на времето

Невъзможно е да върнете, разтегнете или спрете времето си, въпреки това, можете да го контролирате, като промените наситеността на полезността на събитията, случващи се в един период от време.

В допълнение към прилагането на техники за управление на времето, които ще бъдат разгледани по-подробно по-долу, трябва да наблюдавате организацията на собствения си живот. Например запазването на реда и структурата в работното пространство ще спести време за търсене на необходимия документ, папка или нещо друго. Организацията на работното пространство е къде да започнете да оптимизирате собствените си дейности. Направете всичко възможно, за да гарантирате, че околната среда около вас допринася за вашата производителност, вдъхновява и ви кара да искате да бъдете активни. Вземете помощни устройства (глупаво е да използвате пишеща машина, когато имате лаптоп), следете ежедневно поръчката (това е по-лесно, отколкото да натрупвате развалини веднъж на шест месеца).

По-ефективни сме, когато сме в добро състояние. Затова е необходимо да се погрижим за поддържане на здравето и работоспособността на организма, като му осигурим ресурси за попълване на енергия и почивка. Важно е да можете да спрете навреме, да признаете, че няма да можете да преработвате всички неща, дори и да спрете да ядете и да спите. Работата по изтощение няма да доведе до правилни резултати и тялото все пак ще поеме изразходваните ресурси така или иначе, по болест или депресия . На първо място винаги трябва да стоите, скъпи хора и отношения, а след това и работни моменти. Затова си поставете график и се отпуснете, пийте витамини и спите на удобна възглавница.

Когато планирате бъдещите си дейности, вземете предвид индивидуалните си характеристики и биоритми и не следвайте примерите за нечий ден. Е, не си струва „совите“ сутринта да назначават неща, които изискват максимална концентрация или бързина, точно както е по-добре чучулигите да разтоварят вечерта от отговорни срещи. Вземете предвид особеностите на вашия живот и особено онези моменти, в които сте заети да чакате (завой, път, късно пристигане на друг човек). По това време, което много хора губят, можете да свършите част от някои задачи, например да прочетете книга или статия, да планирате утре, да направите няколко обаждания, да отговорите на съобщения, да завържете шал и т.н.

Бъдете креативни във всичко - поставете си за цел да намерите максималните възможности за изпълнение на нови задачи. Отначало ще е трудно, но когато стане начин на живот, ще забележите, че изпълнението на автоматични действия може да включва друга дейност (слушайте аудио книга, докато премахвате или правите няколко обаждания, докато отпечатвате документ).

Направете планове - за деня, за годината, за живота и се стремете да завършите предметите. Изберете най-важната задача за днес и веднага започнете нейното изпълнение. Планираният бизнес трябва да се извърши незабавно, защото колкото повече дърпате със старта, толкова по-трудно ще бъде да започнете по-късно и толкова повече ситуацията ще се влоши.

Най-често при планирането имаме добра представа как ще изглежда началото на дейността, но планирането за края е не по-малко важно. Това включва такива параметри като времето, необходимо за завършване на дейността, как трябва да изглежда крайният резултат, в кои случаи спирате работата независимо от резултата и в които променяте посоката на дейност или коригирате детайлите.

Определянето на значимостта, отнемането на време и способността да се съставят необходими и внезапни задачи, като тетрис фигури, са незаменими качества на управлението на времето, прилагането на които изисква пластичност и готовност за промени при запазване на общата посока на движение.

Управление на времето - как да направя всичко?

Желанието да управляваме всичко е изпълнено с неврози , депресия и нервни сривове , тъй като нито един човек не е в състояние да управлява всичко. Това е като желание, което всички харесват - съвсем разбираемо, но всъщност не е възможно. Изисква се да се гледа на ситуацията обективно, като се оценят техните възможности, нужди, способности и задачи. И да изберем най-важното, за да можем поне да правим това, а не да се пръскаме по всички видове дейности, като по този начин губим постижението на много специфични неща. Можем да правим каквото можем. Сега трябва да разберете какво е.

Как да направя всичко? Управлението на времето може да помогне за това. Като начало си струва да свалим по-голямата част от неподходящата реалност на отговорността и да се откажем от разрешаването на някои проблеми. Важен момент е да не отлагате за неопределено време, а да отказвате (в първата версия неизпълнената задача морално ще ви притиска през цялото време, във втората получавате свобода и време). Можете да зачеркнете от задачите си в тетрадката, че по един или друг начин ще бъдете решени без вашата намеса (прекъсване на тока в района, подпомагане на всички стари жени на улицата, намиране на работа за приятели - всичко, което е извън вашата отговорност).

Останалите случаи разглеждат възможността за делегиране. В крайна сметка не всички действия трябва да се извършват сами. Авторският проект, отиването на лекар, правенето на презентацията е ваше, но можете да попитате приятел, който върви по другия път, нека колегата, който прекарва цялото време в Интернет, да поръча канцеларски материали и да поръча на куриера да достави подаръка. За себе си също оставете тези въпроси, които можете да делегирате, но ако ги направите сами, това ще развие някои важни ваши умения. Този формуляр ще прекара вашето време сега, но ще ви позволи да го спестите в бъдеще, а вероятно и не само време, но и материални ресурси (защото, ако се научите сами да сменяте колелото, то в бъдеще ще спестите от услугите на теглене и автосервиз, а също така ще прекарате време полезно изразходвани за тяхното очакване).

Изхвърляйки ненужното, остава много конкретен списък от случаи, които могат пряко да повлияят на живота ви и да са във вашата зона на отговорност. Изпълнете всички инструкции на главата, имайте време да направят собствените си идеи, докато все още почивате. Всичко това може да се направи, ако следвате правилата за управление на времето, които започват с изготвяне на собствен график. Това се отнася както за стандартните осем часа работа в офиса, така и за фрийлансърите, които напълно управляват времето си. Първият трябва да бъде да планират работата си, така че тя да може да бъде завършена в работно време и да не бъде изтеглена вкъщи, втората, така че работата като цяло да се извършва и да се извършва редовно.

Следвайки основните правила за управление на времето, е необходимо да се даде приоритет и да се започне с прилагането на най-важните. Отложете второстепенните задачи за останалото време или можете да ги изпълнявате между важни (например, докато пътувате от една среща до друга е напълно възможно да плащате сметки, да се обадите на приятел или да видите емисия за новини). Опитайте се да извършвате избраните работи последователно и да не се разсейвате от второстепенните задачи и свързаните с тях разсейвания. Най-ефективният начин е да вземете само едно нещо и да го довършите, а след това да продължите само към второто. В противен случай рискувате да нямате време да спазвате сроковете с няколко проекта едновременно, увеличавате нивото на емоционалния си стрес и също така намалявате ефективността поради постоянно превключване между различни задачи.

Управлението на времето включва възможността да се сведе до минимум разсейването - можете да разговаряте със служители по време на обяд, със семейството след работа. Затворете социалните мрежи и се разсейвайте от гледането на забавни видеоклипове - тези незабележими незначителни разсейвания отнемат голяма част от времето. Организирайте пространството по начин, който е благоприятен за работа: грижете се за добро осветление, удобни мебели, наличието само на необходимите аксесоари; ако работите у дома, след това отстранете чашите-възглавници-играчки и други съблазнителни неща от погледа, създайте работна среда. Филтрирайте информацията, която ви идва. Мозъкът не различава колко важна и полезна е информацията, идваща отвън, анализира я, обработва я, помни я, изразходва резервите си. Не зареждайте главата си с безполезна информация, настройвайте филтри в социалните мрежи, абонаменти и други новини. Прекарването на час или два на това ще ви спести време за преглед на целия масив от информация, а също така ще запази възприятието ви свежо.

Основното правило за управление на времето е да организирате правилно ваканцията си. Не забравяйте, че през работния ден трябва да има кратки почивки от 15-30 минути за промяна на дейностите и поддържане на работата, както и една голяма обедна почивка. Погрижете се за вечерното и уикендното свободно време, планирайте почивката си - всички видове отдих трябва да ви носят нови емоции и да се изграждат на принципа на променящите се дейности и условия. Човек, натоварен с един и същ вид дейност, бързо се уморява, умствените процеси се потискат и се губи интересът към случващото се, така че ако няма място за разнообразие в работната ви дейност, тогава вашата задача е да разнообразите свободното време и да направите паузи колкото е възможно повече.

Как да направя всичко? Управлението на времето казва, че е във времето повече и техниката от последния ден помага да се изхвърлят несъществени въпроси. Представете си, че ви остава един ден да живеете, за какво бихте го прекарали? Приблизително с това чувство си струва да се събудите и да се стремите да живеете, правейки това, което е необходимо възможно най-бързо, за да сте във времето повече. В крайна сметка няма да възстановите времето, няма да го купите в аптеката.

Планирайте предварително списък на предстоящите задачи, след което на следващия ден ще видите накъде следвате. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.

Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.

Принципы тайм-менеджмента

Управлението на времето има редица техники и принципи, знанията и използването на които помагат да структурирате времето си. Ключовият момент в управлението на времето е определянето на приоритета на задачите, което допълнително помага да ги планирате или делегирате ефективно. Задачата с най-висок приоритет с най-значимите отрицателни последици винаги се поставя на първо място, а останалите се изпълняват едва след нейното изпълнение.

За разпределяне на целите според тяхната важност е подходящ доста прост метод на ABBGD, при който на буквата А са назначени най-важните случаи и след това за намаляване на степента на важност. Обикновено нещата, които попадат в категория D, могат да бъдат изтрити от списъка ви със задачи или изпълнявани при наличие на свободно време, вътрешна сила и желание. В случай на една и съща степен на повреда, когато не се изпълняват няколко задачи, им се назначават категориите A1, A2 и по-нататък. И те се извършват в съответствие с техния брой, като се спазва строга последователност и принцип на изпълнение на следващата задача след завършване на предишната. Тук се задейства законът за принудителна ефективност, защото за да направите абсолютно всичко, животът не е достатъчен, но може да се направи най-важното, при условие че се фокусирате върху избрания бизнес. Изберете най-печелившата, рентабилната, съществената и насочете усилията си към тази дейност.

Методите за управление на времето са разнообразни и фокусирането върху основното е един от тях. Можете да систематизирате класирани случаи, използвайки принципа на Айзехауер, при който всички задачи са разделени на четири групи и имат съответни стратегии за решение, които са оптимални за всяка група. Приоритетните задачи, върху които да насочите цялото си внимание, са спешни и важни, най-често неизпълнението на такива действия носи най-катастрофални резултати. Важните и неотложни въпроси, разбира се, могат да бъдат отложени за известно време, но е разумно да се определи определен период от време за тях, тъй като постоянното отлагане на важни въпроси ги прави неотложни и обемът на първата категория се увеличава, което създава ненужно натоварване. Спешни и не важни въпроси - онези задачи, които постоянно крадат времето ви, отвличат вниманието от важни въпроси. Опитайте се да сведете до минимум техния брой или делегирайте други, колкото е възможно повече. Неотложните и маловажни случаи могат или да бъдат поверени на някой друг, или да не бъдат изпълнени.

Принципът „яж жаба сутрин“ се роди от притчата, че ако трябва да ядеш жаба през този ден, тогава е по-добре да я ядеш сутрин и да не се измъчваш през останалата част от деня, малко вероятно е да ти се случи нещо по-лошо. Жабата в тази версия се сравнява с наличието на неприятно нещо, отлагането на което ще увеличи емоционалния ви стрес, ще доближи негативните последици. В такива случаи си струва да действате решително и без забавяне - да направите необходимото възможно най-бързо и бързо. Това са ситуации, когато има призив към клиент, който не ви харесва, или обяснение на общи истини на подчинен или уволнение на човек. Започвайки работата си с освобождаването от такива „жаби“, вие си осигурявате положително отношение и чувство за победа през останалата част от деня.

Принципът на учтиво управление на времето "не" помага да се спести много време. Практикувайте да отказвате заявки, които не са част от приоритетните ви задачи или отговорности за работа. Внимавайте, не отказвайте човека, но предложената задача. Определете сами, като отказвате какви непродуктивни действия, можете да спестите много време. Това може да бъде постоянна почивка и кафе с колеги, обсъждане на най-новите клюки и новини, телефонни разговори, които не са свързани с работа, изпълнение на нечия друга работа. Вкъщи може да е безсмислено да гледате рекламни оферти, да превключвате канали, да превъртате през социална емисия или да изпълнявате безкрайните искания на съседите. Научете се да отказвате, спазвайки човека и вашето време.

Правилото за „кон и карета“ за намиране на хармония между необходимостта да се изпълни и възможността за почивка, което може да се регулира чрез постоянно наблюдение на списъка с необходимите задачи. Възможно е някои от вашите обичайни и дори автоматични действия да не са вече уместни или официални, а някои видове дейности са получили по-удобна форма за изпълнение с времето (лична среща в другия край на града може да бъде заменена със Skype, изпращане на отделни писма чрез изпращане). Постоянно наблюдавайки подобни промени, можете не само да натоварите „комбито“ с нови отговорности, но и да се освободите от стари и ненужни, за да не се претоварвате до състояние, в което е невъзможно да се движите.

Принципът на управление на времето „яде слон“ е условно наименование за ситуации, когато трябва да се реши глобална задача. Най-често такива цели се разширяват във времето и не се постигат за един месец, изискват постоянна инвестиция на енергия и резултатите, които ще зарадват присъствието им, няма да се появят скоро. За такива големи "слонове" е подходящо да ги разделите на подзадачи ("парчета, които могат да се консумират наведнъж"). Планирайте голям бизнес на няколко етапа, които имат своя логичен край, така че видимото завършване на един ще стимулира прилагането на следващия. Принципът е удобен не само за големи, но и за дългосрочни проекти. Задачите трябва да се разделят от по-големи на по-малки, докато принципът стане ясен и прозрачен, а самите задачи престанат да предизвикват ступор със своята необятност.

Принципът на "швейцарско сирене" донякъде е подобен на "яде слон", разликата е, че "слонът яде" все пак в определена последователност, която има своя логика и необходимост, докато при "ядене на сирене" можете да се движите произволно и започнете или продължете от мястото, което е най-удобно или лесно достъпно за вас сега.

Прилагането на тези методи само по себе си е доста ефективно, но може да изисква творческа адаптация, тъй като за една ситуация може да се наложи използването на няколко техники, а също така трябва да се разграничи за решаване на въпросите кои методи са най-ефективни.


Преглеждания: 20 075

2 коментара за управление на времето

  1. Не разбирах съвсем точно приложението на принципите на управление на времето за самотен фрийлансър.
    Може би ако се замисля за малко, нещо ще стане по-ясно, но няма време за мисли.
    срок и натиск във времето е едно и също нещо?

  2. Искам да участвам във всички обучения.

Оставете коментар или задайте въпрос на специалист

Голяма заявка към всички, които задават въпроси: първо прочетете целия клон от коментари, защото, най-вероятно, според вашата или подобна ситуация, вече имаше въпроси и съответните отговори на специалист. Въпроси с голям брой правописни и други грешки, без интервали, препинателни знаци и т.н., няма да бъдат разглеждани! Ако искате да получите отговор, вземете си труда да пишете правилно.